e-Rechnung ab dem 1. Januar 2027: Was muss ein Unternehmen noch bis Ende 2026 vorbereiten?
Bis zum 1. Januar 2027 bleiben nur noch wenige Monate, und die eRechnung hat sich bereits aus der Kategorie „irgendwann kommt das“ in die Kategorie „es ist Zeit, eine Lösung zu wählen“ verschoben. Die Finanzverwaltung hat im Laufe des Jahres 2026 vorbereitende Dienste gestartet, die Auswahl eines digitalen Zustellers ermöglicht und im August eine Reihe von Septemberkonferenzen für Unternehmen, Selbstständige und Buchhalter angekündigt.
Am wichtigsten ist zu verstehen, dass die eRechnung kein gewöhnliches PDF ist, das per E-Mail verschickt wird. Es handelt sich um strukturierte Daten, die im Wirtschaftssystem automatisiert gesendet, empfangen und verarbeitet werden können. Wenn heute eine Rechnung als PDF gedruckt und an den Kunden gesendet wird, wird dies im Jahr 2027 bei Transaktionen, auf die das neue System Anwendung findet, nicht dasselbe sein wie eine gesetzeskonforme eRechnung.
Was sich ab dem 1. Januar 2027 ändern soll
Die Finanzverwaltung bereitet die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung ab dem 1. Januar 2027 vor. Bei inländischen Transaktionen werden elektronische Rechnungen verpflichtend von slowakischen Mehrwertsteuerpflichtigen für inländische steuerpflichtige Personen und juristische Personen in gesetzlich festgelegten Fällen ausgestellt. Elektronische Rechnungen empfangen können muss jede juristische Person und jede natürliche steuerpflichtige Person – also auch Nicht-Mehrwertsteuerpflichtige, wie z. B. GmbHs (s. r. o.), Einzelunternehmer oder freie Berufe. Die verbraucherbezogene B2C-Rechnungsstellung fällt nach aktuellen Informationen nicht unter dieses Regime.
Für die praktische Vorbereitung ist es wichtig, zwischen der Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung und der Pflicht, eine elektronische Rechnung empfangen zu können, zu unterscheiden. Auch ein Subjekt, das nicht viele Rechnungen ausstellt, kann eine Lösung für den Empfang von Belegen seiner Lieferanten benötigen.
PDF ist keine eRechnung
Die FAQ der Finanzverwaltung vom August 2026 erklärt den Unterschied einfach: Ein PDF ist ein Bilddokument, während eine eRechnung eine strukturierte XML-Datei ist, die im Buchhaltungssystem automatisch verarbeitet werden kann. Das Ziel ist, das manuelle Abschreiben von Daten zu eliminieren und die Fehlerquote zu senken.
Für ein Unternehmen bedeutet das, dass bei der Auswahl einer Lösung die Frage „Kann mein Programm die Rechnung als PDF speichern?“ nicht ausreicht. Wichtiger ist, ob das System das geforderte strukturierte Format unterstützt und an den Zustellmechanismus angebunden werden kann.
WICHTIG: Der größte Fehler des Jahres 2026 wäre zu glauben, dass die E‑Rechnung nur ein neuer Name für eine per E‑Mail versendete Rechnung ist.
Wer ist der digitale Postbote
Die Finanzverwaltung verwendet die Bezeichnung „digitaler Postbote“ für den zertifizierten Anbieter von Zustelldiensten, über den eRechnungen versendet und empfangen werden. Die Anbieter nutzen das Peppol-Netzwerk. Seit Juni 2026 ermöglicht die Finanzverwaltung Unternehmern, einen konkreten Anbieter aus der Liste der zertifizierten Lösungen auszuwählen.
Das ist auch für Unternehmen wichtig, die ihre Buchhaltung auslagern. Es muss geklärt werden, wer den Postboten auswählt, wer die Zugänge erhält, wo die Rechnung nach dem Eingang gespeichert wird und wie sie an den externen Buchhalter weitergeleitet wird. Ein technischer Dienst ohne klar definierten Prozess kann eine neue Stelle schaffen, an der Belege verloren gehen.
Was von August bis Dezember 2026 zu tun ist
1. Erfassen, wie Rechnungen heute ausgestellt und empfangen werden
Wie viele Rechnungen werden monatlich ausgestellt? In welchem Programm? Wie viele Eingangsrechnungen kommen per E-Mail und wie viele über andere Portale? Wer genehmigt sie? Ohne diese Übersicht lässt sich keine passende Lösung auswählen.
2. Beim Anbieter der Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware nachfragen
Prüfen, ob Unterstützung für eRechnungen, strukturierte Formate und eine Anbindung an einen zertifizierten Zustelldienst vorbereitet wird. Auch nach Preis, Migration, Archivierung und Benutzerberechtigungen fragen.
3. Einen digitalen Zustelldienst auswählen
Lösungen nach Integration, Rechnungsvolumen, Support, Archivierung und Kosten vergleichen. Das günstigste Postfach ist nicht unbedingt die beste Wahl, wenn jede Belegbuchung manuell heruntergeladen und in ein anderes System hochgeladen werden muss.
4. Rollen und Zugriffe festlegen
Festlegen, wer eine eRechnung ausstellen darf, wer sie genehmigt, wer die eingegangenen Belege sieht und wer Fehler bearbeitet. Bei einem externen Buchhaltungsbüro ist es sinnvoll, genau zu vereinbaren, wo die Verantwortung des Kunden endet und wo die Bearbeitung durch den Buchhalter beginnt.
5. Den Prozess noch im Jahr 2026 testen
Die Finanzverwaltung ermöglicht eine freiwillige Teilnahme bereits im Laufe des Jahres 2026. Ein Test mit einer kleinen Stichprobe von Rechnungen zeigt mehr als zehn interne Besprechungen: ob Zugriffe, Zuordnung, Genehmigung und Archivierung funktionieren.
September: Die Finanzverwaltung kündigt eine Reihe von Konferenzen an
Am 12. August 2026 kündigte die Finanzverwaltung sieben Fachkonferenzen zur eRechnung an, die im September stattfinden sollen. Die erste ist für den 7. September in Gbeľany bei Žilina geplant, weitere folgen in Trenčín, Prešov, Košice, Piešťany, Nitra und Banská Bystrica. Wer sich im Unternehmen um die eRechnung kümmert, kann dort praktische und aktuelle Antworten erhalten, noch bevor der Echtbetrieb startet.
Was das Ziel sein sollte: weniger Handarbeit, nicht ein weiterer Briefkasten
E-Rechnungsstellung ergibt wirtschaftlich nur dann Sinn, wenn die strukturierten Daten vom Ausstellen über die Zustellung bis in die Buchhaltung gelangen, ohne unnötiges manuelles Abschreiben. Wenn lediglich ein neues Postfach hinzugefügt wird, aus dem eine Person Dateien herunterlädt und diese manuell überträgt, ist zwar ein Teil des Prozesses technisch erfüllt, der Hauptnutzen wird jedoch nicht ausgeschöpft.
Für ein kleineres Unternehmen empfiehlt es sich daher, die Lösung anhand des gesamten Workflows zu bewerten: Ausstellung → Versand → Empfang → Freigabe → Verbuchung → Archivierung. Je weniger manuelle Eingriffe, desto geringer das Risiko eines verlorenen Belegs und fehlerhafter Übertragungen.
Was sich mit einem externen Buchhalter zu vereinbaren lohnt
Der Umstieg auf die E‑Rechnung ist ein guter Zeitpunkt, auch die Zuständigkeiten zu ordnen. Es sollte festgelegt werden, wer das empfangene Postfach kontrolliert, ab welchem Zeitpunkt Belege als an die Buchhaltung übergeben gelten, wer abgelehnte oder fehlerhafte Rechnungen bearbeitet und wer für die Archivierung verantwortlich ist. Wenn es im Unternehmen einen Rechnungsfreigabeprozess gibt, sollte eingestellt werden, dass die Buchhaltung den Beleg erst nach der Freigabe erhält – oder dass der Status im System eindeutig erkennbar ist.
Zugleich sollte geprüft werden, ob der externe Buchhalter direkt mit den Daten aus der E‑Rechnung arbeitet oder einen Export benötigt. Ein guter technischer Umstieg schafft keinen neuen manuellen Schritt. Im Gegenteil: Er sollte das Versenden von PDF‑Anhängen, das manuelle Abschreiben von Daten und das „Pi-mal-Daumen“-Abgleichen überflüssig machen.
Was vorerst nicht tun
Wähle eine Lösung nicht nur aufgrund des Marketing-Slogans „wir sind bereit für die eRechnung“. Fordere einen konkreten Workflow und eine Demonstration von Import/Export an. Kaufe auch kein umfangreiches System nur deshalb, weil es neu ist – für ein kleines Unternehmen kann eine einfache Lösung mit guter Integration besser geeignet sein. Und vor allem: Verschiebe die Entscheidung nicht auf den letzten Dezember, denn die Migration von Zugängen, Schulungen und Tests braucht ausreichend Zeit.
Wie wir dabei helfen können
Mit Teba können einfache oder doppelte Buchführung mit elektronischer Übermittlung der Belege und laufender Verarbeitung geführt werden. Beim Umstieg auf die E‑Rechnung wird es entscheidend sein, das Fakturierungstool, die Zustellung und die Art und Weise, wie die Belege in die Buchhaltung übernommen werden, aufeinander abzustimmen. Das Ziel ist, dass das neue System die Zusammenarbeit vereinfacht und keinen zusätzlichen administrativen Schritt verursacht.
Fragen und Antworten | FAQ
1. Je PDF faktúra eFaktúra?
Nein. Die Finanzverwaltung unterscheidet zwischen einem gewöhnlichen bildbasierten PDF-Dokument und einer strukturierten eRechnung in einem maschinell verarbeitbaren Format.
2. Čo je digitálny poštár?
Zertifizierter Anbieter von Zustelldiensten, der den Versand und Empfang von eRechnungen sicherstellt, einschließlich der Nutzung des Peppol-Netzwerks.
3. Mám sa pripravovať už v roku 2026?
Ja. Die Finanzverwaltung hat bereits im Jahr 2026 die Auswahl eines digitalen Postboten und eine freiwillige Teilnahme ermöglicht; das Ziel ist, den Prozess vor dem 1. Januar 2027 zu testen.
4. Čo je externé vedenie účtovníctva?
Es handelt sich um einen Service, bei dem die Buchhaltungsagenda von einem externen Partner übernommen wird. Der Kunde erhält so eine fachkundige Bearbeitung, ohne einen eigenen internen Buchhalter beschäftigen zu müssen.
5. Môžem prejsť k vám od inej účtovníčky alebo firmy?
Ja. Es wird bei einem reibungslosen Übergang, der Übernahme der Unterlagen und der Einrichtung eines neuen Systems der Zusammenarbeit geholfen.
6. Môžem mať jednoduché účtovníctvo aj online?
Ja. Unterlagen und Belege können auch elektronisch verarbeitet werden, was die Zusammenarbeit unabhängig vom Standort erleichtert.
7. Ako často dostanem spätnú väzbu alebo výstupy?
Je nach Vereinbarung und Umfang der Dienstleistung. In der Regel fortlaufend über das Jahr verteilt und stets so, dass ein Überblick über die anstehenden Aufgaben gewährleistet ist.
8. Čo sa stane po odoslaní nezáväznej objednávky?
Nach dem Absenden der unverbindlichen Bestellung werden alle notwendigen Informationen mit Anweisungen per E-Mail zugesendet. Je nach Art der Anfrage kann auch ein Anruf erfolgen, um alles gemeinsam telefonisch zu besprechen. Sobald alle erforderlichen Informationen vorliegen, werden alle Dokumente vorbereitet und zusammen mit den Anweisungen per E-Mail zugesendet.
Unverbindliche Bestellung
Alle erforderlichen Daten ausfüllen und es erfolgt so schnell wie möglich eine Rückmeldung.
Bis Ende des Jahres 2026 Zeit für den Test lassen.
Januar 2027 sollte das Datum des Starts eines vorbereiteten Prozesses sein, nicht das Datum, an dem zum ersten Mal herausgefunden wird, was ein digitaler Postbote ist.
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