Bargeldloses Bezahlen ab dem 1. Mai 2026: Für wen reicht ein QR-Code aus und wer muss sich mit eKasa befassen?
Seit dem 1. Mai 2026 haben Verkäufer, für die die Pflicht zur Erfassung der Umsätze über eKasa gilt, eine weitere praktische Verpflichtung: Bei einem Umsatz von mehr als 1 € muss dem Kunden auch eine bargeldlose Zahlung ermöglicht werden, sofern es sich nicht um eine gesetzlich definierte Ausnahme handelt. Die gute Nachricht ist, dass das Gesetz nicht vorschreibt: „Jeder muss ein Zahlungsterminal haben“.
Die unbare Zahlung kann auch auf andere Weise erfolgen, sofern die Bedingungen erfüllt sind. Für einen kleinen Betrieb kann dies einen einfacheren und kostengünstigeren Übergang bedeuten. Gleichzeitig müssen jedoch zwei Dinge voneinander getrennt werden: die Art und Weise, wie der Kunde bezahlt, und die Pflicht, den Umsatz über das eKasa-System zu erfassen. Das eine ersetzt nicht automatisch das andere.
Wen die Pflicht ab dem 1. Mai 2026 betrifft
Die Finanzverwaltung gibt an, dass die Pflicht, eine bargeldlose Zahlung zu ermöglichen, für Verkäufer gilt, die verpflichtet sind, Umsätze gemäß dem Gesetz über die Erfassung von Umsätzen zu registrieren. Die Möglichkeit der bargeldlosen Zahlung muss bei einem Umsatz von mehr als 1 € gewährleistet werden. Das Gesetz kennt zugleich eine Ausnahme für Verkäufer, denen ein Aufschub bei der Übermittlung der Daten aus der Online-Registrierkasse an das System eKasa gewährt wurde.
Der erste Schritt besteht daher nicht darin, ein Terminal zu kaufen. Der erste Schritt ist herauszufinden, ob die konkrete Tätigkeit und der vereinnahmte Umsatz der Registrierungspflicht unterliegen und wie die Registrierkasse eingestellt ist.
Musst du ein Zahlungsterminal haben? Nicht immer
Unbare Zahlung ist ein weiter gefasster Begriff als Kartenzahlung. Die Finanzverwaltung lässt in ihren praxisnahen Antworten eine Lösung über einen QR-Code mit Zahlungsanweisungen zu, sofern dem Kunden tatsächlich die Möglichkeit geboten wird, unbar zu bezahlen. Bei der Begleichung einer Rechnung, die andernfalls in bar entgegengenommen und über das eKassen-System erfasst würde, kann ein QR-Code auf der Rechnung diese Funktion unter Erfüllung der Voraussetzungen übernehmen; ein separates Kartenterminal ist daher nicht zwingend erforderlich.
WICHTIG: Kaufe keine Technologie nur, weil „alle über Terminals sprechen“. Wähle zuerst die Art der bargeldlosen Zahlung, die Kundinnen und Kunden nutzen können und die zu den eigenen Abläufen passt.
Terminal versus QR-Zahlung: Was ist zu beachten
eKasa und bargeldlose Zahlung sind zwei Ebenen eines einzigen Prozesses
Man stelle sich einen Friseursalon, eine Werkstatt oder ein kleines Geschäft vor. Der Kunde zahlt bargeldlos. Der Kanal, über den das Geld eingeht, muss korrekt mit dem erfassten Umsatz und anschließend mit der Buchhaltung verknüpft werden. Wenn das Terminal Sammelabrechnungen sendet, muss der Buchhalter wissen, aus welchen Zahlungen sich der Gesamtbetrag zusammensetzt. Bei einer QR-Zahlung hilft wiederum die korrekte Zuordnung der Banktransaktionen.
Das schlimmste Szenario ist, wenn die Kasse einen Betrag ausweist, die Bank einen anderen und der Buchhalter nur Screenshots ohne Zusammenhänge erhält. Die Digitalisierung soll den Verwaltungsaufwand verringern und nicht drei parallele Aufzeichnungen erzeugen.
Was im Betrieb zu überprüfen ist
- ob die eigenen Umsätze der Erfassung über eKasa unterliegen;
- ob die Verpflichtung besteht, eine bargeldlose Zahlung zu ermöglichen;
- welche bargeldlose Zahlungsmethode den Kunden angeboten wird – Terminal, QR-Code oder eine andere passende Lösung;
- wie die Zahlung mit dem Kassenbeleg und dem Kontoauszug abgeglichen wird;
- wer die Differenzen zwischen Umsätzen, Bank und Buchhaltung kontrolliert;
- ob das Personal in der Lage ist, den Kunden die bargeldlose Zahlungsoption tatsächlich anzubieten und zu nutzen.
Beispiel: Bezahlung einer Rechnung in bar versus per QR
Der Verkäufer stellt dem Kunden eine Rechnung aus. Wenn der Kunde in bar bezahlen kommt und diese Zahlung über das eKasa-System erfasst werden muss, entsteht ein Kassiervorgang. Wenn die Rechnung einen QR-Code mit Zahlungsanweisungen enthält und der Kunde sie vor Ort über eine Banking-App bezahlen kann, gibt die Finanzverwaltung an, dass diese Art der Zahlung die Pflicht zur Ermöglichung einer bargeldlosen Zahlung erfüllen kann; ein separates Terminal ist nicht automatisch erforderlich.
Aus buchhalterischer Sicht ist es von Vorteil, wenn die Zahlung mit einem Verwendungszweck auf dem Konto eingeht, anhand dessen sie einer konkreten Rechnung zugeordnet werden kann. Je weniger manuelle Nachrecherche nötig ist, desto geringer ist die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Wie man eine Lösung ohne unnötige Kosten wählt
Wenn es täglich Dutzende von Kundinnen und Kunden gibt, kann ein schneller Kartenterminal für das Kundenerlebnis am praktischsten sein. Wenn Leistungen in Rechnung gestellt werden und Bargeld nur gelegentlich angenommen wird, kann eine QR-Lösung natürlicher wirken. Wichtig ist, nicht nur auf die Gebühr des Anbieters zu achten, sondern auch auf die Zeit des Personals, die Geschwindigkeit der Zahlung, Reklamationen und die einfache Zuordnung in der Buchhaltung.
Vor der Einführung sollte ein Testtag auf Papier durchgeführt werden: Die Kundin oder der Kunde bezahlt, erhält einen Beleg, das Geld erscheint auf dem Bankkonto und die Buchhalterin oder der Buchhalter verarbeitet es eine Woche später. Wenn in einem der Schritte nicht klar ist, wie die Zahlung zugeordnet werden soll, ist der Prozess noch nicht abgeschlossen.
Wie wir dabei helfen können
Gemeinsam werden im Rahmen der einfachen oder doppelten Buchführung die Belege, Bankbewegungen und Umsätze so verarbeitet, dass sie regelmäßig in der Buchhaltung erfasst werden. Bei den konkreten eKasa-Pflichten ist es wichtig, vom jeweiligen Verkaufstyp und der Art des Zahlungseingangs auszugehen; die buchhalterische Einstellung wird dann an den tatsächlichen Belegfluss angepasst.
Fragen und Antworten | FAQ
1. Musí mať od 1. mája 2026 každý podnikateľ terminál?
Nein. Die Verpflichtung bezieht sich auf ausgewählte Verkäufer mit der Pflicht zur Erfassung der Einnahmen und betrifft die Ermöglichung einer bargeldlosen Zahlung, nicht ausschließlich einer Kartenzahlung.
2. Od akej sumy musím umožniť bezhotovostnú platbu?
Die Finanzverwaltung gibt einen Umsatz von mehr als 1 € an.
3. Môže stačiť QR kód?
In bestimmten Situationen ja. Die Finanzverwaltung führt als Beispiel die Begleichung einer Rechnung mit QR-Zahlungsanweisungen an, bei der kein Terminal erforderlich ist, sofern die Bedingungen erfüllt sind.
4. Čo je externé vedenie účtovníctva?
Es handelt sich um einen Service, bei dem die Buchhaltungsagenda von einem externen Partner übernommen wird. Der Kunde erhält so eine fachkundige Bearbeitung, ohne einen eigenen internen Buchhalter beschäftigen zu müssen.
5. Môžem prejsť k vám od inej účtovníčky alebo firmy?
Ja. Wir helfen beim reibungslosen Übergang, der Übernahme aller Unterlagen und der Einrichtung eines neuen Systems der Zusammenarbeit.
6. Môžem mať jednoduché účtovníctvo aj online?
Ja. Unterlagen und Belege können auch elektronisch verarbeitet werden, was die Zusammenarbeit unabhängig vom Standort erleichtert.
7. Ako často dostanem spätnú väzbu alebo výstupy?
Gemäß Vereinbarung und Leistungsumfang. In der Regel fortlaufend während des Jahres und stets so, dass ein Überblick über die eigene Agenda gewährleistet ist.
8. Čo sa stane po odoslaní nezáväznej objednávky?
Nach dem Absenden der unverbindlichen Bestellung werden alle notwendigen Informationen mit Anweisungen per E-Mail zugesendet. Je nach Art der Anfrage kann auch ein Anruf erfolgen, um alles gemeinsam telefonisch zu besprechen. Sobald alle erforderlichen Informationen vorliegen, werden alle Dokumente vorbereitet und zusammen mit den Anweisungen per E-Mail zugesendet.
Unverbindliche Bestellung
Alle erforderlichen Daten ausfüllen und es erfolgt so bald wie möglich eine Rückmeldung.
Wenn ab Mai neue Arten von bargeldlosen Zahlungen angenommen werden, sollte dies der Buchhaltung mitgeteilt werden, bevor der erste volle Monat zusammenkommt.
Die richtige Zuordnung wird am besten von Anfang an festgelegt, nicht nachträglich.
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